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Steuerdatei über Datenaustausch erstellen

Für manche WORD-Serientexte reichen die angebotenen Datenfelder der Standard-Steuerdatei datentra.txt nicht aus.

Dieses Problem können Sie auf zwei Arten auffangen:

  1. Sie erzeugen eine eigene Steuerdatei über einen Report. Hierbei stehen Ihnen fast alle von SchILD benutzten Datenfelder zur Verfügung. Einzelheiten hierzu finden Sie in meinem Handzettel „Eigene Steuerdatei über einen Report erstellen“.
  2. Sie nutzen die Exportfunktion von SchILD. Dies wird im Folgenden beschrieben.

Zunächst filtern Sie die Gruppe der Schüler in Aktuelle Schülerauswahl, für die ein Dokument im Seriendruck erstellt und gedruckt werden soll.

Über -> Datenaustausch -> Export in eine Textdatei -> Exportieren öffnen Sie das Fenster ‚Datenexport’.

Zunächst wählen Sie die -> Datenart aus. Hier können einige vorgegebene Auswahllisten auf­gerufen werden. Aus den so verfügbar gemachten Feldern wählen Sie mit dem -> Pfeil nach rechts die vorher markierten Felder aus. (Doppelpfeil = alle Felder auf einmal; Pfeil(e) nach links = Auswahl rückgängig machen)

Die ausgewählten Felder können mit den beiden roten Pfeilen sortiert werden.

Die Export-Optionen können in der Regel so belassen werden, wie sie voreingestellt sind.

Mit -> Ausgabedatei wählen Sie einen Ordner, in dem die Daten gespeichert werden sollen, und geben der Datei einen Namen. (Sollten vor und nach der Angabe des Speicherorts von einigen Windows-Versionen automatisch gesetzte Anführungszeichen stehen, so entfernen Sie diese.)

Den so erstellten Exportfilter können Sie -> als Vorlage speichern und bei nächster Gelegenheit dann auch wieder -> als Vorlage laden.

Wenn Sie mit diesen Daten nach erfolgreichem Datenexport sofort einen Serientext in WORD erstellen wollen, markieren Sie dies durch das entsprechende Häkchen. Dadurch werden WORD nach Abschluss des Daten­exports gestartet und die neue Textdatei gleich mit der soeben erstellten Steuerdatei verbunden.

WORD fragt Sie in einem weiteren Schritt, wo der zu bearbeitende Serientext gespeichert ist. Nach Anklicken der entsprechenden Datei werden die Steuerdatei und das WORD-Dokument verbunden, und der Serientext wird für alle ausgewählten Schüler ausgegeben.

Sollten Sie den selben Serientext erneut mit genau dieser Steuerdatei (für genau die vorher ausgewählten Schüler) erneut drucken wollen, können Sie dies über die Druckausgabe erledigen.