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Steuerdatei selbst erstellen

SchILD bietet an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, ausgewählte Daten von Schülern, Erziehern, Betreuern und selbst definierten Personengruppen in eine xls- bzw. csv-Datei zu exportieren und z.B. als Steuerdatei für einen Serienbrief zu nutzen.

Diese kurzen, einfach zu bedienenden und praktischen Wege haben allerdings den Nachteil, dass die Auswahl der jeweils bereitgestellten Datenfelder begrenzt und nicht vom Nutzer erweiterbar ist.

Hier bietet es sich an, eine eigene Steuerdatei zu erstellen, in der alle gewünschten Datenfelder enthalten sind.

Der Weg führt über einen Report:

Legen Sie einen neuen Report an und benennen ihn beim Speichern z.B. datentra.rtm (zur Erinnerung an die traditionelle Bezeichnung der Steuerdatei datentra.txt).

Im Titelbereich werden die Namen für die Datenfelder angegeben, im Detailbereich die entsprechenden Feldbezeichnungen. Den Titelbereich aktivieren Sie im Formulardesigner über -> Bericht -> Titel. Hier können Sie auch die nicht benötigten Bereiche „Kopf“ und „Fuß“ deaktivieren.

Über -> Datei -> Dateiausgabe einrichten öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie Speicherort und Dateinamen der zu erstellenden Datei sowie die beim Datenexport zu berücksichtigenden Elemente inTitel- und Detailbereich festlegen.

Zudem wählen Sie als Dateityp "Durch Tabulator getrennt" aus.

Wenn Sie nun diesen Report für eine zuvor ausgewählte Schüler-, Lehrer- oder Erziehermenge zum "Druck" aufrufen, geben Sie wie im Bild dargestellt an, dass Sie in eine Datei drucken wollen.

 

Die so erstellte TXT-Datei bzw. CSV-Datei können Sie in WORD und OpenOffice als Steuerdatei nutzen.

 

Download des Handzettels