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WORD-Serienbriefe

Zur Erstellung eines Seriendrucks mit WORD wählen Sie zunächst die Schüler aus, für die oder für deren Eltern das Schreiben bestimmt ist.

Dann starten Sie WORD über -> Druckausgabe -> Word-Seriendruck -> Word-Seriendruck mit Standard-Steuerdatei. (Shortcut: STRG+W)
Hierbei wird automatisch die Steuerdatei datentra.txt erstellt, die für viele Zwecke ausreichen wird.

Den Speicherort dieser Steuerdatei datentra.txt können Sie über Einstellungen in der admin.ini bestimmen, damit z.B. mehrere Benutzer, die gleichzeitig verschiedene Serienbriefe schreiben wollen, jeweils eigene Steuerdateien erzeugen können. Beachten Sie hierzu die Hinweise zur Installation in der Online-Dokumentation.

Zunächst wird über eine Abfrage die Möglichkeit eingeräumt, auch die Erzieher zu berücksichtigen, die normalerweise kein Anschreiben erhalten würden (= kein Häkchen bei den Erzieherdaten in "erhält Anschreiben"). Zudem kann ausgewählt werden, ob in der Kopfzeile die bisherigen Bezeichnungen verwendet werden sollen oder die einer selbsterstellten Steuerdatei (über -> Datenaustausch -> Export in Textdatei). Das hat den Vorteil, dass die gleiche Seriendruck-Vorlage sowohl mit der "Standard-Steuerdatei" als auch mit der selbsterstellen Steuerdatei verwendet werden kann, da die Feldbezeichnungen ja dann die gleichen sind. Zu beachten ist nur, dass in der selbsterstellten Steuerdatei potentiell mehr Informationen als in der Standardversion enthalten sein können.

 

 

 

 

 

 

 

Wenn die Steuerdatei im Unicode-Format erzeugt wird, können die Sonderzeichen bei Familien- und Ortsnamen in der entsprechenden Schreibweise ausgedruckt werden.

Nun öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des Standard-Serientextes. Nach der Auswahl wird abgefragt, ob die Seriendruckausgabe in eine Datei erfolgen soll.

 

 

 

 

 


Bei JA wird der Seriendruck sogleich in eine Datei abgespeichert, bei NEIN öffnet sich WORD mit zwei Texten und Sie erhalten die Möglichkeit, die Vorlage zu bearbeiten und dann einen neuen Serientext zu generieren oder gleich den erstellten Serientext zu lesen und bei Bedarf zu ergänzen oder zu ändern.

Es empfiehlt sich, jeweils eine Vorlage für die verschiedenen Serientext-Arten zu entwickeln und abzuspeichern. Diese Vorlagen können dann bei Bedarf ausgewählt, vervollständigt und unter neuem Namen für künftige Wiederverwendung gespeichert werden.

Beispiel:

Ein Briefbogen der Schule mit dem Adressfeld und der Anrede kann Grundlage für alle Elternbriefe werden.
Muster hierzu stehen zum Download bereit.

Zur Erstellung einer solchen Vorlage starten Sie WORD (direkt vom Desktop aus oder über -> START -> Programme; nicht über SchILD), rufen den Briefbogen der Schule auf und speichern diese ansonsten leere Datei z.B. unter Briefbogen-Elternbrief.doc in einem von Ihnen anzulegenden SchILD-Unterordner "Serienbriefe".

Nun starten Sie wie oben beschrieben den -> Word-Seriendruck mit Standard-Steuerdatei und vervollständigen Ihre Briefvorlage. Nach dem Speichern steht Ihnen diese Vorlage jederzeit für weitere Elternbriefe zur Verfügung.

Mit der Zeit werden Sie aus diesem einen Elternbrief durch Kopieren und Abändern für neue Zwecke eine ganze Sammlung von Serienbriefen erstellen...

Ergänzende Tipps:

  • Seit einiger Zeit besteht auch die Möglichkeit, für besondere Personengruppen und Erzieher mit schulinternen Funktionen Serienbriefe zu erstellen. Zu beachten ist jedoch, dass die Datenfeldbezeichnungen anders lauten als beim Standard-Serienbrief an Erzieher. Somit müssen hier eigene Vorlagen erstellt bzw. vorhandene Vorlagen (als Kopien unter neuem Namen!) angepasst werden. Die Arbeitsabläufe entsprechen im Prinzip den oben beschriebenen Schritten.

-> Schulverwaltung -> Erzieher mit schulinternen Funktionen

 

-> Schulverwaltung -> Personengruppen (Shortcut: STRG+P)

 

  • Sollten die automatisch bereitgestellten Seriendruckfelder nicht alle die Felder enthalten, die Sie gerne nutzen möchten, so müssen Sie zuvor eine eigene Steuerdatei erstellen (-> Datenaustausch -> Export in Textdateien -> Exportieren) und dann die Seriendruckfunktion aufrufen über -> Druckausgabe -> Word-Seriendruck -> Word-Seriendruck mit selbsterstellter Steuerdatei.
  • Sie können aber auch beim Text-Export (Datenaustausch -> Export in Text-Dateien -> Exportieren) optional die Word-Seriendruckfunktion automatisch starten. Hierzu aktivieren Sie das Kontrollhäkchen "Nach dem Export Word-Seriendruck starten" (unterhalb des Eingabefeldes für den Dateinamen). Es erscheint dann ein Datei-Auswahldialog, über den die Seriendruckvorlage ausgewählt wird. Alle weiteren Arbeitsschritte entsprechen den oben beschriebenen Arbeiten.



  • Wenn Sie nach der Installation von SchILD auf diesem Weg zum ersten Mal einen Serienbrief erstellen wollen, gibt es noch keine Steuerdatei datentra.txt. Starten Sie wie oben beschrieben, brechen aber an der Stelle ab, an der Sie nach einem vorhandenen Serienbrief suchen sollen. Trotzdem wird die Datei datentra.txt erzeugt. Mit dieser Steuerdatei können Sie nun von WORD aus einen Serienbrief erstellen und später immer wieder über SchILD im beschriebenen Verfahren als Vorlage öffnen. Aus dieser Vorlage können Sie immer neue Serienbrief-Dokumente anlegen.

  • Wenn die auf den beschriebenen Wegen erstellten Steuerdateien nicht all die Datenfelder enthalten, die Sie gerne nutzen möchten, so können Sie sich über einen besonderen Report die gewünschte Steuerdatei selbst erstellen.

OpenOffice-Serienbriefe

Ab SchILD Version 1.7.75.1 können Serienbriefe auch mit dem OpenOfficeWriter erstellt werden. Hierzu bedarf es einer besonderen Einstellung: -> Extras -> Programm-Optionen -> Individuelle Einstellungen ->Textverarbeitungsprogramm -> OpenOfficeWriter.

 

Baustellenschild - Seite noch in Arbeit!

Serienbriefe

SchILD bietet zahlreiche Möglichkeiten, direkt aus dem Programm heraus Serienbriefe zu erstellen.

Zunächst müssen Sie grundsätzlich entscheiden, ob der Serienbrief als Report oder über ein Textverarbeitungsprogramm wie WORD oder OpenOffice erstellt werden soll.

Falls Sie ein Textverarbeitungsprogramm nutzen wollen, müssen Sie zunächst festlegen, ob Sie mit WORD oder OpenOffice als Textverarbeitungsprogramm arbeiten möchten: -> Extras -> Programm-Einstellungen -> Individuelle Einstellungen -> Textverarbeitungsprogramm

 

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Hinweise:

Steuerdatei

Für Seriendrucke werden der eigentliche Text (z.B. ein Brief mit einem festen Text und einigen Variablen wie Namen, Anschriften, Erziehungsberechtigte, Praktikums- oder Ausbildungsbetriebe....) und eine Steuerdatei benötigt, die die Daten für diese Variablen enthält.

Auf SchILD bezogen bedeutet dies: Mit z.B. WORD oder OpenOffice wird ein Brief erstellt, in dem an einigen Stellen Daten aus der Schüler- oder Lehrerdatei (= o.a. Variablen) eingefügt werden sollen.

Diese Daten bilden die sogenannte Steuerdatei, die von SchILD aus mit den gewünschten Angaben aus den einzelnen Schüler-, Erzieher-, Betriebs- oder Lehrerdatensätzen gefüllt werden kann.

Steuerdatei selbst erstellen

SchILD bietet an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, ausgewählte Daten von Schülern, Erziehern, Betreuern und selbst definierten Personengruppen in eine xls- bzw. csv-Datei zu exportieren und z.B. als Steuerdatei für einen Serienbrief zu nutzen.

Diese kurzen, einfach zu bedienenden und praktischen Wege haben allerdings den Nachteil, dass die Auswahl der jeweils bereitgestellten Datenfelder begrenzt und nicht vom Nutzer erweiterbar ist.

Hier bietet es sich an, eine eigene Steuerdatei zu erstellen, in der alle gewünschten Datenfelder enthalten sind.

Der Weg führt über einen Report:

Legen Sie einen neuen Report an und benennen ihn beim Speichern z.B. datentra.rtm (zur Erinnerung an die traditionelle Bezeichnung der Steuerdatei datentra.txt).

Im Titelbereich werden die Namen für die Datenfelder angegeben, im Detailbereich die entsprechenden Feldbezeichnungen. Den Titelbereich aktivieren Sie im Formulardesigner über -> Bericht -> Titel. Hier können Sie auch die nicht benötigten Bereiche „Kopf“ und „Fuß“ deaktivieren.

Über -> Datei -> Dateiausgabe einrichten öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie Speicherort und Dateinamen der zu erstellenden Datei sowie die beim Datenexport zu berücksichtigenden Elemente inTitel- und Detailbereich festlegen.

Zudem wählen Sie als Dateityp "Durch Tabulator getrennt" aus.

Wenn Sie nun diesen Report für eine zuvor ausgewählte Schüler-, Lehrer- oder Erziehermenge zum "Druck" aufrufen, geben Sie wie im Bild dargestellt an, dass Sie in eine Datei drucken wollen.

 

Die so erstellte TXT-Datei bzw. CSV-Datei können Sie in WORD und OpenOffice als Steuerdatei nutzen.

 

Download des Handzettels